Viele Praxen betrachten ihre Zahlen erst im Rahmen des Jahresabschlusses. Für eine aktive Praxisführung ist das jedoch oft zu spät. Wer die wichtigsten Kennzahlen monatlich kennt, kann schneller reagieren, Risiken vermeiden und die Rentabilität gezielt verbessern.
Umsatz und Leistungserbringung
Die wichtigste Kennzahl jeder Praxis ist der monatliche Umsatz. Dabei sollte nicht nur der Gesamtumsatz betrachtet werden, sondern auch dessen Zusammensetzung. Welche Leistungen wurden erbracht? Wie entwickelt sich der Umsatz pro Arbeitstag, pro Ärztin beziehungsweise Arzt oder pro Sprechstunde? Gibt es Veränderungen gegenüber dem Vormonat oder dem Vorjahr?
Gerade bei Arztpraxen ist es wichtig zu verstehen, worauf die Umsätze zurückzuführen sind. Deshalb sollten sie nicht nur verbucht, sondern auch betriebswirtschaftlich interpretiert werden.
Patientenzahlen und Auslastung
Neben dem Umsatz geben Patientenzahlen wichtige Hinweise auf die Entwicklung der Praxis. Eine hohe Auslastung ist grundsätzlich positiv, kann aber auch auf eine Überlastung des Teams, zu wenig Personal oder ineffiziente Prozesse hinweisen. Sinkende Konsultationszahlen können wiederum auf saisonale Effekte, Konkurrenzdruck, veränderte Öffnungszeiten oder organisatorische Probleme hindeuten.
Insbesondere empfiehlt es sich, die Anzahl der Konsultationen und der Neupatientinnen und Neupatienten sowie die Auslastung der verfügbaren Kapazitäten mit den entsprechenden Werten des Vorjahresmonats zu vergleichen.
Personalaufwand im Verhältnis zum Umsatz
Der Personalaufwand gehört in den meisten Arztpraxen zu den grössten Kostenblöcken. Deshalb sollte monatlich geprüft werden, wie hoch die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz sind. Ein Anstieg dieser Quote kann auf Wachstum, aber auch ineffiziente Abläufe, Überstunden oder eine unpassende Einsatzplanung zurückzuführen sein.
Besonders bei Gruppenpraxen kann es sinnvoll sein, den Personalaufwand zusätzlich nach Funktionen aufzuschlüsseln, beispielsweise in medizinisches Fachpersonal, Empfang und Administration.
Material-, Labor- und Infrastrukturkosten
Auch Material-, Labor- und Infrastrukturkosten verdienen Aufmerksamkeit und sollten regelmässig überprüft werden. Dazu gehören medizinisches Verbrauchsmaterial, Laborleistungen, Medikamente sowie IT-, Versicherungs- und Unterhaltskosten.
Wichtig ist auch hier nicht nur die absolute Höhe, sondern das Verhältnis dieser Kosten zum Umsatz oder zur Anzahl der Behandlungen. Steigen die Kosten stärker als die Leistungserbringung, sollte genauer analysiert werden, wo die Ursachen liegen.
Zusätzlich lohnt sich ein genauer Blick darauf, ob die bestehenden Geräte und Räumlichkeiten effizient genutzt werden. Eine moderne Praxis benötigt zwar Investitionen, doch nicht jede Investition führt automatisch zu einer besseren Rentabilität.
Liquidität und offene Forderungen
Eine Praxis kann auf dem Papier profitabel sein und trotzdem Liquiditätsprobleme haben. Deshalb gehört auch die Liquidität zu den wichtigsten monatlichen Kennzahlen.
Besonders wichtig ist dabei das Debitorenmanagement. Offene Forderungen gegenüber Patientinnen, Patienten oder Versicherungen sollten regelmässig überwacht werden. So weiss Ihre Praxis jederzeit, welche Rechnungen offen sind, wie alt diese Forderungen sind und ob Mahnprozesse konsequent umgesetzt werden.
Monatlicher Praxiserfolg
Am Ende stellt sich die zentrale Frage: Was bleibt nach Abzug aller Kosten übrig? Der monatliche Praxiserfolg zeigt, ob die Praxis wirtschaftlich gesund arbeitet.
Dabei sollten auch Unternehmerlohn, private Bezüge, Steuerrückstellungen, Investitionen und Vorsorge berücksichtigt werden. Gerade bei Einzelpraxen ist es wichtig, private und geschäftliche Geldflüsse sauber zu trennen, während bei AG- oder GmbH-Strukturen zusätzliche Fragen zu Lohn, Dividende und Gewinnverwendung hinzukommen.
Die persönliche Bezugsstrategie sollte deshalb frühzeitig gemeinsam mit dem Treuhänder geplant und festgelegt werden. Dabei ist entscheidend, dass der eigene Lohn beziehungsweise die Privatbezüge zulasten des Praxiskontos in einem angemessenen Verhältnis zum tatsächlich erwirtschafteten Praxiserfolg stehen. So lassen sich finanzielle Engpässe vermeiden und die langfristige wirtschaftliche Stabilität der Praxis sicherstellen.
Fazit
Ein monatliches Controlling sollte in Ihrer Arztpraxis nicht als administrativer Zusatzaufwand verstanden werden, sondern als zentrales Führungsinstrument. Wenn Sie Umsatz, Patientenzahlen, Auslastung, Personalaufwand, Sachkosten, offene Forderungen, Liquidität und Praxiserfolg laufend im Blick behalten, können Sie Ihre Praxis gezielter steuern und frühzeitig auf Veränderungen reagieren.
Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre Zahlen nicht nur korrekt zu verbuchen, sondern auch betriebswirtschaftlich sinnvoll auszuwerten. So entsteht aus Ihren Zahlen eine klare Entscheidungsgrundlage für eine stabile und erfolgreiche Praxisführung.